Så Planerar Du HubSpot-Budgeten För 2026 (utan överraskningar)

I oktober fick vi samma fråga från minst femton olika vd:ar och marknadschefer: "Vad kommer HubSpot kosta oss nästa år?" Det är nästan aldrig licensen som är den stora posten men ändå är det den de flesta stirrar på. I verkligheten är licenskostnaden bara en tredjedel av vad HubSpot faktiskt kostar att driva på rätt sätt. Resten ligger i implementation, utbildning, integrationer och det löpande arbetet med att optimera systemet så att det faktiskt levererar mätbara resultat.

Den Verkliga Kostnadsbilden För HubSpot

När vi tittar på företag i segmentet 50–500 Mkr omsättning, ser vi ett tydligt mönster: licensavgiften är oftast 30–40 % av den totala årskostnaden. Resten är sådant som sällan finns med i budgeten från början. Implementation är en av de största posterna - särskilt om man vill komma igång snabbt och undvika månader av intern förvirring. Utbildning är nästa. Det låter trivialt, men varje gång vi möter ett företag som "redan kan HubSpot" visar det sig att bara två personer faktiskt använder systemet effektivt. Den förlorade potentialen är dyr. Löpande optimering är den tredje posten, och här blir skillnaden mellan ett system som är en passiv databas och ett som aktivt driver intäkter. HubSpot är inte ett “köp och glöm”-system trots allt: en intelligent plattform som växer med ditt företag. Och växt kostar pengar. Särskilt när kontaktdatabasen växer med 15–20 % per år, vilket direkt påverkar licensnivån.

Licenser, Implementation Och Ongoing Costs

Det går inte att planera en HubSpot-budget för 2026 genom att bara titta på licenspriser i Sverige. Du behöver räkna med att licensnivån kan ändras, inte för att HubSpot höjer priserna, utan för att ditt företag växer. När kontaktvolymen ökar, rullar du upp till nästa nivå. Implementation är en investering som ska ge avkastning. När vi gjorde en fullständig HubSpot-implementation för ett industribolag med 300 Mkr i omsättning, valde de att lägga lika mycket på implementationen som på licensen. Orsaken? De ville ha en effektiv sälj- och marknadsintegration från dag ett. Resultatet blev att säljcykeln kortades med 20 % inom det första året.

Ongoing costs handlar inte bara om byråtimmar. Det är kostnaden för att hålla processerna skarpa, datan ren och automatiseringarna relevanta. Här faller många företag i fällan att låta systemet stå still efter lansering. Då börjar värdet sakta erodera.

Dolda Kostnader Nästan Alla Missar

De flesta budgetar missar en av de mest svårförutsägbara kostnaderna: integrationer. Att koppla HubSpot till ERP- eller ekonomisystem låter enkelt på papper, men i praktiken är det en av de mest komplexa och kostsamma delarna av projektet. Varje specialanpassning innebär utvecklingstid, testning och ofta en löpande kostnad för underhåll.

En annan dold kostnad är intern tid. Chefer räknar sällan med att säljteamet och marknadsteamet behöver lägga timmar på workshops, feedbackrundor och testkörningar. Även om den inte syns på fakturan är det tid som tas från annat arbete och därför har ett värde. 

Så Här Budgeterar Företag I Er Storlek (50–500 Mkr)

Bland de företag vi arbetar med ser vi ett mönster för framgångsrik budgetplanering: licens, implementation, utbildning och optimering är alla egna rader i budgeten.

De som bara räknar på licens och implementation får alltid en överraskning under året.

En bra tumregel är att sätta en total budget där licenskostnaden är 30–40 %, implementation 25–30 %, utbildning 10–15 % och ongoing costs 20–25 %. Det kan låta högt, men när systemet väl driver försäljning och marknadsföring som en integrerad helhet, är det svårt att hitta en annan investering med samma avkastning.

Vi ser också att de mest lönsamma HubSpot-installationerna är de där vd och cmo är direkt involverade i budgetarbetet. De sätter tydliga affärsmål och ser till att varje krona i CRM-budgeten går mot dessa mål.

Det är också där integrationer med ERP och ekonomisystem prioriteras tidigt – för att undvika kostnadsöverraskningar.

FAQ

Hur mycket kostar HubSpot egentligen?
För ett företag i segmentet 50–500 Mkr omsättning är licenskostnaden ofta 30–40 % av totalen. Resten är implementation, utbildning, integrationer och optimering.

Hur påverkar kontaktvolymen priset?
Licensnivån baseras på antalet kontakter. Räkna med 15–20 % tillväxt per år, vilket kan innebära uppgradering av licens.

Vilka dolda kostnader bör jag planera för?
Integrationer med ERP eller ekonomisystem och intern tid för projektarbete är de två vanligaste och mest underskattade kostnaderna.

Hur undviker jag överraskningar i budgeten?
Separera licens, implementation, utbildning och ongoing costs i budgeten och sätt realistiska poster för varje.

Takeaways

• HubSpot är en kraftfull plattform, men bara om den används med en realistisk och komplett budget. Licensen är bara en bråkdel av kostnaden – den största effekten kommer från hur väl du implementerar, integrerar och optimerar systemet.

Vill du se exakt hur en komplett budget för 2026 kan se ut finns vår HubSpot-budgetkalkylator via HubSpot CRM & kundresansuppställning.