Det är en vanlig syn: åttio procent av alla HubSpot-workflows slutar användas inom tre månader. De skapas, visas upp stolt, och sedan glöms de bort. Företag bygger i genomsnitt 47 workflows, men bara 3 är i aktiv användning. Vad händer med resten? Ofta fastnar de i komplexitet, alltför ambitiösa flödesscheman och en felaktig tro på att "mer" är lika med "bättre". Men i verkligheten är det oftast tvärtom. På Purasu ser vi det dagligen: den workflow som vinner är inte den mest avancerade, utan den som någon faktiskt förstår och använder. Vi fokuserar på fyra kritiska automatiseringar som verkligen ökar antalet leads, förkortar säljcyklerna och minskar den administrativa bördan. Här får du verktygen för att göra din CRM datadriven, inte bara dammig och överkonstruerad, utan relevansdriven.
Det är frestande att bygga workflows som ser ut som en genialisk idé från en Silicon Valley-presentation. Företag investerar tid, pengar och engagemang, men resultatet blir något som ingen i teamet vågar röra. En genomsnittlig marknadschef spenderar 120 timmar per år på att försöka underhålla automatiseringar som inte ens används. Tänk på det: tre hela veckor om året, bortkastade! Det handlar inte om att tekniken är dålig. Det är en fråga om företagskultur, prioriteringar och brist på fokus.
Ta Hikki som exempel. De kom till oss med en föråldrad webbplats, manuella marknadsföringsrutiner och en känsla av att de borde "automatisera mer". Tre byråer hade erbjudit lösningar med över 20 workflows för e-postsegmentering, lead scoring, AI-drivna rekommendationer och allt däremellan. Men ingen av dem hade frågat: Vem ska använda det här? Vi gjorde tvärtom. Vi implementerade tre enkla, men effektiva automatiseringar: integration mellan Shopify och HubSpot för orderhantering i realtid, personliga välkomstmeddelanden baserade på köphistorik samt automatisering av sociala mediekampanjer vid produktlanseringar. Inga avancerade funktioner, inga AI-chattbottar, men allt fungerar. Allt är lätt att förstå och allt används. Idag säljer Hikki mer tack vare effektivare arbetsflöden, inte fler knapptryckningar.
Problemet med "fancy" workflows är att de ofta designas för HubSpot-certifierade konsulter, inte för säljare, kundtjänstmedarbetare eller marknadsförare som har andra viktiga arbetsuppgifter. De blir tekniskt imponerande, men praktiskt taget meningslösa. Och när ingen förstår logiken bakom en workflow, är det ingen som använder den. Den blir en digital gravplats för bra idéer.
Det handlar inte om att automatisera allt, utan om att automatisera rätt saker. Baserat på över 200 implementeringar hos nordiska B2B-företag kan vi konstatera att fyra typer av automatiseringar är avgörande för tillväxt. De är inte komplicerade, de är inte "smartare" än mänsklig logik. Men de är konsekventa, mätbara och användbara.
Först: Lead-riktning med beteendeanalys. Kasthall hade länge haft låg e-postöppningsfrekvens, bara 12 %. Data fanns utspridd mellan webbformulär, PDF-nedladdningar och besöksstatistik. Vi byggde en workflow som analyserar besöksmönster: Om en besökare tittar på samma kollektion tre gånger under en vecka, triggar systemet ett personligt e-postmeddelande med inspiration, kontaktuppgifter till en säljare och en länk för att boka ett möte. Resultatet? Tjugo procent högre öppningsfrekvens och mer relevanta samtal.
Andra: Automatiserad orderhantering, särskilt viktigt för företag med e-handel. Hikki saknade en koppling mellan Shopify och HubSpot, vilket innebar dubbelarbete, försenade leveransuppdateringar och kunder som inte visste vad som hände med deras beställning. Integrationen minskade det manuella arbetet med 70 % och förbättrade kundupplevelsen. Konverteringsgraden ökade med 30 %. Inte för att tekniken var avancerad, utan för att den fungerade varje dag.
Tredje: Daglig uppdatering av kundresan. Arevo ville förbättra engagemanget från företagskunder som letade efter digitala lösningar. Istället för att skicka ut en massa innehåll slumpmässigt, byggde vi en workflow som skickar en daglig uppdatering baserat på vilka sidor de besökt, vilka dokument de laddat ner och hur lång tid de spenderat på webbplatsen. Personaliseringen resulterade i 25 % längre besökstid och en märkbar ökning av antalet säljsamtal.
Sist: Utbildningspåminnelser. Nordic BIM kunde inte hålla reda på vilka kunder som hade gått igenom deras introduktionsprogram. Via HubSpot skickas nu automatiserade påminnelser, dels till kunden, dels till kontaktpersonen i säljteamet, före och efter varje utbildningsmoment. Resultatet? Arton procent högre kundnöjdhet och färre "glömda" kunder i introduktionsfasen.
En workflow som ingen använder är en kostnad, inte en investering. Det är något jag ofta säger, men det är lika sant varje gång. Stena Recycling hade 47 olika workflows i HubSpot. Fyrtiosju! De hanterade lead scoring, e-postuppföljning, webbinardeltagare, CRM-uppdateringar och allt däremellan. Men ingen visste var de ledde, vem som ansvarade för dem eller hur de påverkade säljprocessen. Det var kaos, och det kostade pengar. Vi minskade antalet till åtta fokuserade workflows, alla kopplade till tydliga mål: bättre kvalificering av leads, minskad svarstid och förbättrad dokumentation. Inom sex månader såg de dubbelt så många kvalificerade leads. Mindre var mer, men mer relevant, mer användbart och mer effektivt.
Många tror att tillväxt kräver skalning, men i verkligheten kräver den förenkling. Ju fler workflows du har, desto större är risken att överbelasta teamet. Säljare tittar inte på flöden, de vill sälja. Marknadsförare vill skapa kampanjer, inte felsöka triggervillkor. Lägg inte teknisk komplexitet på dem som har resultat att leverera. Fråga dem istället vad de behöver. Bygg det, testa det och förbättra det. Kaizen, små steg, stora effekter.
Problem: Kasthall hade en digital närvaro som saknade sammanhang. Webbplatsen var en statisk katalog, data från försäljning, marknadsföring och kundservice fanns i olika system och marknadsföringsinsatserna hade låg respons. E-postöppningsfrekvensen låg på 12 %, ett tydligt tecken på att meddelandena inte nådde rätt personer, med rätt ton och vid rätt tidpunkt. De "automatiserade" redan, men det var ineffektivt.
Lösning: Vi byggde två enkla, men kraftfulla workflows. Först: en betalningspåminnelse med beteendeanalys. Om en kund öppnar en faktura men inte betalar inom fem dagar, utlöses en automatisk påminnelse med en personlig ton, inte hotfull, utan stödjande. Andra: automatiserad personalisering av kundresan. När någon laddar ner ett visst produktblad, kopplas de till en serie e-postmeddelanden som följer upp med relaterat innehåll, exempelprojekt och möjlighet att boka ett samtal med en säljare. Ingen AI, inga chattbottar, bara logik som följer kundens beteende.
Resultat: Öppningsgraden steg med 20 %. Konverteringsgraden ökade med 30 %. Och viktigast av allt: de har nu noll onödiga workflows att underhålla. Inget tidskrävande underhåll, inga missförstånd i teamet. Istället fokus på det som verkligen räknas: skapa relationer och sälja värde.
Hur vet jag vilka workflows som faktiskt fungerar?
Mät deras påverkan på säljcykeln, inte hur många du har. Om en workflow minskar svarstiden, ökar konverteringen eller minskar det manuella arbetet, är den värd att behålla.
Kan enkla workflows ge mätbara resultat?
Absolut. Kasthall fördubblade sitt e-postengagemang enbart med hjälp av två workflows. Enkelhet, relevans samt användbarhet är nyckeln.
Ska vi automatisera hela kundresan?
Inte från början. Börja med en del, till exempel lead-uppföljning eller orderhantering. Skala upp när det fungerar.
Hur länge tar det att implementera en fungerande workflow?
Beroende på integration och behov, men ofta mindre än två veckor för en viktig, fokuserad automatisering.
Förbättra inte för att det ser bra ut. Förbättra för att det fungerar. Automatisering är inte en teknikfråga, det är en affärsfråga.
Vill du veta vilka av dina workflows som faktiskt driver omsättning? Ladda ner vår kostnadsfria workflow-audit-mall och ta det första steget mot en leanare, datadriven CRM.